"꼭 얼굴 마주보고 회의해야 하나요?" 정부의 행정협업시스템이란?

 

'영상회의, 메신저, 웹하드' 한 방에 해결하는 행정협업시스템이란?

지난 2012년 4월부터 시행하고 있는 행정협업시스템이 출장일수도 줄여주고 있어

 

 

행정수도라 불리는 세종시가 지난 2012년 7월 공식 출범했습니다. 작년만 해도 국무총리실, 기획재정부, 농림축산식품부, 국토해양부, 환경부가 이전했고 올해에는 교육과학기술부, 지식경제부, 보건복지부 등이 세종시에 둥지를 틀 예정입니다.

 

하지만 국가 핵심기관의 이전이 하루아침에 이루어지지는 않습니다. 이를 위해 하나의 도시를 만들고, 수십 만 단위의 직원 가족들이 이사하고, 또 그들이 생활할 편의시설이 갖추어져야 하니까요. 이는 업무에 있어서도 마찬가지입니다. 

 

                     

                           <단계적으로 대부분의 중앙행정기관이 세종시로 이전하게 됩니다. 이미지출처:공감코리아>

 

 

회의 때 꼭 얼굴을 마주 봐야 하나요?

 

중앙행정기관의 특성 상 법안을 발의하는 국회와 긴밀한 협조가 이루어져야 하는데, 국회가 있는 서울과 세종시의 거리는 자동차로 약 2시간 거리. 매스컴의 보도에 따르면 세종시로 이전한 한 중앙행정기관의 올해 1, 2월 출장 건수 중 70%가 국회를 방문하는 서울 출장이었다고 합니다. 이들에게 지급하는 출장비 이외에 숙박비와 교통비까지 합치면 엄청난 예산이 소요되는데요.

우리나라 사람들은 ‘회의할 때 서로 얼굴을 마주 보아야 한다’는 대면접촉 습관이 있는데요. 마치 인터넷으로 예약을 했지만 굳이 전화를 해서 상담원의 확인을 거치는 것처럼 ‘육성을 듣지 않으면’ ‘직접 면대면 접촉을 하지 않으면’ 불안해하는 심리를 가지고 있습니다. 하지만 이런 습관 때문에 많은 세금이 길에서 낭비된다면 국가적으로 큰 손해가 아닐까요? 더불어 출장 때문에 본업무를 할 시간이 부족해 대국민 서비스의 질이 낮아질 우려도 있다고 합니다.
 

 

                             <회의할 때 반드시 ‘직접’ 얼굴을 볼 필요는 없습니다. 이미지출처:공감코리아>

 

 

비용과 시간의 낭비 막는 ‘행정협업시스템’

 

안전행정부는 이런 국가적인 낭비를 줄이기 위해 지난 2012년 4월부터 ‘행정협업시스템’ 서비스를 운영하고 있습니다. 행정협업시스템은 PC 영상회의, 정부기관 공통 메신저, 기관 간 자료 공유 기능 등 소통에 꼭 필요한 기능들을 갖추고 있는데요. 특히 회의실 예약 같은 번거로운 절차 없이 PC와 웹캠, 헤드셋 같은 저렴한 장비만 갖추면 얼굴을 마주할 수 있는 영상회의가 가능하다는 점 때문에 많은 주목을 받고 있습니다.

각 중앙행정기관도 행정협업시스템의 유용함을 인지하고 이를 적극적으로 활용할 계획을 마련하고 있는데요. 총리실의 경우 국무총리부터 서면보고와 영상회의를 적극 시행할 예정이고, 기재부 역시 영상회의를 적극 활용한 협업체계를 마련할 계획입니다. 통계청의 경우 현재 대전 본청과 각 지방청과 연간 500여회의 회의를 시행하고 있는데요. 앞으로 이런 회의들을 PC영상회의로 개최해 연간 출장비 1억 3천 만원, 연간 출장 일수 약 2,751일을 절감할 예정입니다.

 

행정협업시스템을 잘 활용하면 통계청 전체 출장비 및 출장일수의 거의 절반(약 46%)을 줄일 수 있다고 하니, 국가적으로도 큰 소득이 아닐까요?

 

 

행정협업시스템의 핵심기능은?

 

 

            1 소통방 : 원거리 기관담당자 간 영상회의, 메신저 등으로 의사소통
            2 업무방 : 기관 간 업무자료 실시간 공유, 자료의 체계적 분류와 저장
            3 과제방 : ‘과제 중심’으로 문서, 회의결과 등 업무 이력 관리
            4 게시방 : 공지사항, 의견수렴, 자료실 등 편리한 자료 공유

 

 

요약하자면 기업에서 활용하는 사내 메신저 기능과 영상회의, 그리고 웹하드의 기능 등 업무에 필요한 액기스를 모은 행정업무계의 포털이라고 할 수 있겠는데요. 잘만 활용되면 정말 엄청난 비용을 절약할 수 있을 것 같습니다.

 

행정협업시스템은 박근혜 정부의 핵심과제인 정부 3.0과 부처 간 칸막이 제거의 중요한 도구이기도 합니다. 정부 통합 의사소통 시스템으로 성공적으로 정착되기를 기대해 봅니다.
 

 

 

제7기 사이버 서포터즈 길현철